某項目管理處物業(yè)租賃管理制度
項目管理處物業(yè)租賃管理制度
一、制定本規(guī)定的目的及適用范圍
目的:本程序明確規(guī)定了管理處與客戶簽訂租賃合同和解除租賃合同的有關事宜,以保證對客戶優(yōu)質管理服務。
適用范圍:本規(guī)定適用于各管理處對住宅區(qū)商業(yè)網點及業(yè)主委托物業(yè)管理租賃合同的簽訂與評審。
二、各自職責
1、管理處客戶服務中心:負責業(yè)主委托房產及區(qū)內商業(yè)用戶的租賃管理。負責與客戶聯(lián)系;特殊租賃合同必要時組織相關部門進行合同評審;負責與客戶簽定和解除租賃合同。
2、保安部:負責消防治安事宜及客戶出入小區(qū)貨物的檢查與放行;客戶二次裝修方案的審批及地盤管理。
3、管理處:負責住戶入住手續(xù)的辦理和退房的驗收。
4、財務人員:負責各項費用的核算、結算和收取。
5、工程環(huán)保部:負責出租設施的日常維修。
三、工作程序
1、業(yè)主委托房產的租賃
(1)、客戶服務中心負責接收客戶租賃信息(包括電話、面談、實地看房提出的需求等),對客戶的租賃信息及時登記,填寫《租賃信息登記表》。
(2)、客戶服務中心人員對前來求租的客戶請其出示具體證明材料,如:單位證明或本人身份證明。
(3)、負責解答客戶的要求,在與客戶達成一致意見時,簽訂租賃合同,并留下客戶負責人的身份證復印件和單位營業(yè)執(zhí)照復印件。
(4)、對有特殊使用要求的客戶,暫緩簽訂租賃合同,并填寫《租賃合同評審記錄》表,必要時會同工程維修部、保安部進行評審。客戶服務中心將我方評審意見通知客戶,雙方再次協(xié)商達成一致意見后,與客戶簽訂正式租賃合同。
(5)、辦公室發(fā)出《開房通知單》,將客戶的特殊要求填寫附注事項欄目,一份留存,一份交管理站。
(6)、財務人員根據(jù)《開房通知單》和《租賃合同》,計收費用。
(7)、財務人員將客戶資料輸入電腦。
(8)、管理處根據(jù)《開房通知單》為客戶辦理入住手續(xù)。
2、客戶的入住管理
客戶需要裝修的,先提出書面裝修方案,由保安部負責審批。按照《二次裝修管理》程序進行。
3、商業(yè)網點的租賃
(1)、商業(yè)網點租賃價格的確定
物業(yè)處按照政府頒發(fā)的指導價格及市場行情確定商業(yè)用戶租賃基本價格。
(2)、財務人員根據(jù)《租賃合同》計收費用,并將客戶資料輸入電腦。
(3)、客戶服務中心對區(qū)內商業(yè)網點實施統(tǒng)一管理。
4、合同修改和續(xù)簽
(1)、當管理處有特殊情況需要更改合同時,客戶服務中心及時以書面形式告知租戶,達成一致意見,取得租戶的書面認可。
(2)、當客戶提出修改時,客戶服務中心必要時組織相關部門評審,以書在形式對租戶提出的修改進行確認。
(3)、當租賃合同期滿,租戶在原有條件下提出續(xù)簽合同時,由客戶服務中心和租戶在原合同書上簽署書面意見,加蓋公章,以示確認。
(4)、更改過的合同和續(xù)簽過的合同由客戶服務中心以書面形式傳送到各相關部門,亦作相應變更。
5、退房手續(xù)的辦理
租戶退房手續(xù)的辦理按照《住戶管理》程序執(zhí)行。
