n項目管理處部門規(guī)章制度控制規(guī)范
項目管理處部門規(guī)章制度控制規(guī)范
一、目的
保證管理處部門規(guī)章運行,加強部門規(guī)章的編制、更改和管理,確保部門規(guī)章制度的有效性。
二、適用范圍
適用于**物業(yè)管理處各類規(guī)章制度的管理和控制。
三、職責
3.1所有部門規(guī)章制度由相應責任人負責編制,管理處部門經(jīng)理在3個工作日內(nèi)審批后執(zhí)行。
3.2部門規(guī)章的編制、更改、審核和審批權(quán)限
項 目權(quán)限備 注
編制相關(guān)責任人
更改管理處任一員工
審核管理處相關(guān)業(yè)務負責人/部門經(jīng)理
審批管理處部門經(jīng)理體系文件有規(guī)定則報相關(guān)職能部門
四、方法與過程控制
4.1部門規(guī)章制度的版本控制
4.1.1未經(jīng)修改的部門規(guī)章制度的版本號為a/0,修改一次版本號升為a/1,當版本號從a/9升級時,則升為b/0,依次類推。當對部門規(guī)章制度全面修改時,即使修改次數(shù)未達到9次,版本也要全面升級。
4.1.2制度頁數(shù)超過1頁以上時,則文件修改時只更改修訂頁的版本號;但如制度某一頁的版本號升至a/9,則該頁再次修改升級時,制度全部頁的版本號升為b/0。
4.1.3若制度更改后增加或減少頁數(shù),則各頁均按照原最高版本號的頁統(tǒng)一升級為相同的版本號。
4.1.4為進一步明確部門規(guī)章制度的受控狀態(tài),管理處公章蓋在制度的右上角。
4.2部門規(guī)章制度的編制、更改
4.2.1部門規(guī)章制度格式
4.2.1.1制度的編制和更改參照職能管理類體系文件gzwy4.2.3-z01《體系文件控制程序》的格式進行編制和更改。
4.2.1.2頁面設(shè)置。頁眉2.5厘米,頁腳2厘米,左右邊距2.5厘米;正文文字為宋體小四,行距23磅。
4.2.1.3正文格式參照本文件:
一、目的
二、適用范圍
三、職責(可省略)
四、方法與過程控制
五、支持性文件(可省略)
六、質(zhì)量記錄表格(可省略)
4.2.2更改部門規(guī)章制度,須采用電子文檔編輯,并啟用電腦'修訂'功能標注修改文字,然后按照程序報批,經(jīng)部門經(jīng)理或相關(guān)職能部門審批后方可執(zhí)行。
4.2.3部門規(guī)章制度經(jīng)過審批后,最遲自文件標明的生效日期開始生效執(zhí)行。
4.3部門規(guī)章制度的管理
4.3.1新增/更改部門規(guī)章制度獲部門經(jīng)理或相關(guān)職能部門審批后,部門經(jīng)理負責將規(guī)章制度電子文檔定稿發(fā)送資料管理員,由資料管理員統(tǒng)一打印,送部門經(jīng)理簽章后存檔和下發(fā);同時資料管理員應更換資料室存儲資料內(nèi)的失效文件。
4.3.2管理處各業(yè)務塊領(lǐng)用部門規(guī)章制度,資料管理員須在《文件領(lǐng)用登記表》上登記。相應規(guī)章制度更改或失效時,各業(yè)務塊必須交回領(lǐng)用的失效文件。
4.3.3失效的規(guī)章制度按照公司體系文件要求進行處理。
4.4部門規(guī)章制度的培訓
4.4.1部門規(guī)章制度獲部門經(jīng)理/相關(guān)職能部門審批后,相關(guān)業(yè)務負責人必須在規(guī)章制度生效三日內(nèi)組織培訓。
4.5新增/更改部門規(guī)章制度與《管理處內(nèi)部品質(zhì)檢查操作細則》不吻合的,由客服負責人及時修改《管理處內(nèi)部品質(zhì)檢查操作細則》。
五、支持性文件
gzwy4.2.3-z01《體系文件控制程序》
六、質(zhì)量記錄表格
《文件領(lǐng)用登記表》
