某市場檔案資料管理措施
市場檔案資料管理措施
1 檔案管理運作環(huán)節(jié)
1.1 資料的收集
1.1.1 建立檔案室,采取系統(tǒng)化、科學(xué)化、電腦化的先進(jìn)手段,實施現(xiàn)代化、系統(tǒng)化、科學(xué)化、多元化、規(guī)范化、經(jīng)常化等'六化'管理,建立相應(yīng)的規(guī)章制度,對所有檔案資料進(jìn)行嚴(yán)格管理。
1.1.2 資料的收集堅持系統(tǒng)、完整的原則,根據(jù)實體資料和信息資料的內(nèi)容,從實際需要出發(fā),擴(kuò)大信息資料的來源,從時間上講是指從規(guī)劃設(shè)計到工程竣工的全部工程技術(shù)維修資料,從空間上講是指市場物業(yè)構(gòu)成的方方面面,大到房屋本體、公共設(shè)施,小到一樹一木都有詳細(xì)的資料收集。
1.2 資料分類整理
1.3 資料歸檔管理
歸檔就是按照資料自身規(guī)律、聯(lián)系進(jìn)行分類保存。根據(jù)實際需要,**的管理應(yīng)擬采用原始檔案和電腦檔案雙軌制。采用多種形式的文檔儲存方式,便于原始檔案的保存,如錄像帶、膠卷、照片等。檔案按不同業(yè)務(wù)性質(zhì)、編號、造冊、編輯并分柜保存,運用計算機等先進(jìn)的管理手段,盡可能的把其他形式的檔案資料轉(zhuǎn)化為電腦儲存,便于查找和調(diào)用。
檔案的出、入室都有嚴(yán)格的規(guī)定:出室必須由具備資格的人員經(jīng)登記后方可借出,入室時須由專人進(jìn)行檢查,如有破損,立即修復(fù),并追究有關(guān)人員的責(zé)任。檔案管理人員需及時收回在外文件,嚴(yán)防文件的流失。
檔案的管理環(huán)境必須做到'三防',即防火、防潮、防變質(zhì)。
1.4 檔案的運用
采用先進(jìn)的檢索軟件,逐步建立電腦網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng),充分發(fā)揮檔案的貯存和使用價值。
1.4.1 外部網(wǎng):與廣大經(jīng)營者及業(yè)主、主管部門進(jìn)行聯(lián)網(wǎng),所有管理資料如住戶資料、裝修資料、財務(wù)狀況等,隨時可以查閱調(diào)用,便于工作監(jiān)督和檢查。
1.4.2 內(nèi)部網(wǎng):管理處內(nèi)部聯(lián)網(wǎng),運用現(xiàn)代化辦公手段和設(shè)施,對文件進(jìn)行分級管理、分層使用。
2 檔案資料的類別
2.1檔案資料大體分為市場物業(yè)管理政策、法規(guī)資料,竣工驗收資料、房屋的單體竣工圖、經(jīng)營者及住戶檔案、裝修管理檔案、維修檔案、巡視記錄、運行記錄、運行檔案、投訴與回訪記錄、其他管理服務(wù)活動記錄及檔案。
2.2 管理檔案資料(含經(jīng)營者及業(yè)主檔案、裝修管理檔案巡視記錄)
名 稱 資 料 內(nèi) 容
物業(yè)資料 小區(qū)基本資料、分區(qū)資料、環(huán)境文化設(shè)施資料
住戶資料
a:住戶遷入資料,經(jīng)營者遷入資料
b:經(jīng)營者,住戶人員檔案
c:經(jīng)營者,住戶維修檔案
事務(wù)資料
a:事務(wù)值班表 b:事務(wù)交接記錄表
c:經(jīng)營者及業(yè)主搬出(入)物品登記表 d:日常事務(wù)巡視記錄
e:經(jīng)營者及業(yè)主回訪登記表
合格分承
其他資料
a:維修申請表(附圖紙) b:維修工程隊安全責(zé)任書
c:臨時施工人員登記表 d:施工單位營業(yè)執(zhí)照
2.3 投訴與回訪及其他管理服務(wù)
名 稱 資 料 內(nèi) 容
維修資料
a:維修申報表 b:維修服務(wù)派工單
c:維修回訪記錄表 d:公共設(shè)施維修記錄
治安交通
管理資料
a:日常巡查記錄、交接班記錄、值班記錄
b:查崗記錄、閉路電視監(jiān)控系統(tǒng)錄像帶
c:物資搬運放行記錄、緊急事件處理記錄
d:車輛管理記錄、車輛詳細(xì)資料、車位使用協(xié)議
設(shè)備管理
資料 a:公用
設(shè)施保養(yǎng)維修記錄
b:各項機電設(shè)備保養(yǎng)維修運行記錄
c:設(shè)備維修保養(yǎng)記錄
d:設(shè)備檢查記錄
市場社區(qū)文化
資料 a:活動計劃實施方案、總結(jié)記錄
b:文化活動圖片及錄像記錄
c:傳媒報導(dǎo)
員工管理
資料 a:員工個人資料、聘用表 b:員工業(yè)績考核及獎懲記錄
c:員工培訓(xùn)計劃及實施記錄 d:員工培訓(xùn)考核記錄
e:員工外出考評及參加演練記錄 f:員工住房及內(nèi)務(wù)管理記錄
業(yè)主反饋
資料 a:服務(wù)質(zhì)量回訪記錄表 b:業(yè)主意見調(diào)查、統(tǒng)計記錄
c:經(jīng)營者及業(yè)主投訴及處理記錄表
行政文件
資料 a:市場管理處主管值班及督察記錄
b:政府部門文件
c:市場物業(yè)公司及主管領(lǐng)導(dǎo)部門文件
d:市場管理處規(guī)章制度、通知、通報等文件
e:市場管理處榮譽一覽表
f:市場管理處接待來訪參觀記錄表
經(jīng)營者及業(yè)主管委會
資料 a:籌備成立文件 b:成立后運行文件
