公司電子文檔管理方案
第一部分：電子文檔的重要性
公司的電子文檔是公司里面多年積累信息財富，在公司的發展和運營中有著舉足輕重的作用，占有極其重要的地位。信息社會，信息就是價值，信息就是生產力，但是高度的信息流通以及信息傳遞的便捷性，增加信息泄漏的危險。盡管防火墻、入侵檢測、VPN、入侵檢測等安全產品也逐步得到認可和應用，但是這些產品有一個共同特點：防外不防內。
在現實中，企業內部員工存在有意或無意對信息的窺探或竊取，而且，相對而言，內部人員竊取機密信息比黑客要來得容易。因此，對公司的電子文檔進行制度防范（人防）和計算機技術防范（技防）就具有了迫在眉睫、亟待解決的意義。
同時，公司重要電子文檔安全管理目標應該是：在嚴格的安全訪問控制體系管理下，建立資產保護和防泄密監控體系，并兼顧共享和使用知識資產的方便。
第二部分：需要保護的電子文檔的表現形式
需要保護的公司的重要電子文檔包含：
內部技術規范、項目招投標文件、歸檔電子文件、提供給客戶的成果文件、重要數據庫文件、公司各類電子證書圖片、公司財務數據、公司薪酬及年終獎勵電子數據等
第三部分：需要保護的文檔處于的位置
公司重要電子文檔存儲現狀：
以文件、文件夾集中存儲在服務器的文件夾中（服務器上）
以MS SQL數據庫形式存在于HDGIS系統中（服務器上）
以財務數據庫形式存在于部門的服務器上（服務器上）
以文件形式分布于用戶的PC上（工作站上）
解決方案
以文件形式存在于用戶或者公司的u盤、移動硬盤等設備上（移動設備上）
文件類型包括：包括過去和現在的MS
OFFICE文檔（如記事本、office2000、office 2003、office 2007），還有將來的MS
OFFICE文檔（如MS將在2023年版本的office14），PDF各個版本、DWG各個版本，包括有可能由這些程序導出的各個未知文件格式，或者加殼產生的未知文件格式。就文件格式來講，應該是文件格式處于不斷升級、發展變化中，因此甚至可以說各個格式均有可能。
第四部分：可能的泄密途徑
可能的泄密途徑，應該來講主要包括：服務器上泄密、工作站泄密、移動設備解密、網絡泄密、輸出設備泄密、客戶泄密幾個方面，主要的表現形式如下：
服務器泄密：
1、網絡維護人員在進行維護時使用移動硬盤將服務器上的資料自備一份。
2、維護人員知道服務器密碼，遠程登陸上，將服務器上的資料完全的拷到本地或者自己家里的機器上。
工作站泄密：
1、乘同事不在，開啟同事電腦，瀏覽，復制同事電腦里的資料。
2、內部人員將資料通過軟盤、U盤或移動硬盤從電腦中拷出帶走。
3、將筆記本（或者臺式機）帶出管控范圍重裝系統或者安裝另外一套系統從而將資料拷走。
4、將筆記本（或者臺式機）帶出管控范圍利用GHOST程序進行資料盜竊。
5、將筆記本（或者臺式機）的硬盤拆回家盜竊資料，第二天早早來公司安裝上。
6、將辦公用便攜式電腦直接帶回家中。
7、將筆記本（或者臺式機）帶出管控范圍使用光盤啟動的方式，使用磁盤管理工具將資料完全拷走。
8、將筆記本（或者臺式機）的硬盤或整機送修，資料被好事者拷走。
9、電腦易手后，硬盤上的資料沒有處理，導致泄密。
10、筆記本（或者臺式機）遺失或者遭竊，里面的資料被完整的竊取。
網絡泄密：
1、內部人員通過互聯網將資料通過電子郵件發送出去。
2、內部人員通過互聯網將資料通過網頁bbs發送出去。
3、隨意將文件設成共享，導致非相關人員獲取資料。
4、將自己的筆記本帶到公司，連上局域網，竊取資料。輸出設備（移動設備）泄密：
1、移動存儲設備共用，導致非相關人員獲取資料。移動設備包括：u盤、移動硬盤、藍牙、紅外、并口、串口、1394等
2、將文件打印后帶出。
客戶泄密：
1、客戶將公司提供的招標文件自用或者給了競爭對手。
2、客戶處管理不善產生的泄密。
第五部分：公司電子文檔安全管理的解決方案
公司電子文檔的安全管理應該包括防止信息泄密的制度建設和防止信息泄密的計算機技術建設，簡稱“人防”和“技防”。并且，應該是技防和人防并舉，技防需要先行，但“人防”應立即跟上。最后對內外區別達到如圖的效果（引用供應商之一提供的圖）：
而在內部，又可以達到如下的效果（引用供應商之一提供的圖）：
解決方案
在公司信息中心，主要考慮以下九個場景及對應的管理流程，以供領導決策：
1、在公司局域網內服務器上的進行數據維護
在公司局域網絡內，服務器上的數據不進行加密，但局域網服務器上的數據被外設如u盤、移動硬盤等外拷時則自動加密，防止網絡管理人員將數據監守自盜，局域網服務器上的數據在被網絡共享的情況下，也可以進行防護；
2、在公司局域網內服務器上的進行數據保護
在公司局域網絡內，服務器上的在共享給用戶的加密文件，可以設置用戶在局域網上的權限是否具有“重命名”“刪除”“編輯”“讀取”等權限，以防止有讀取權限的員工有意或無意刪除服務器上的文件。
3、在公司局域網內服務器上的進行數據分類
對公司的重要文件，做基本的分類，對企業的標準規范一類的最最重要的文檔，經過一次性加密處理，可以設置成“只讀”的權限，所有的人只具有參考的權限，不能進行編輯，需要的時候可以進行更新；對次一級重要的文檔，可以設置包括成“編輯”，可以讓有權限的人引用。
4、在公司局域網內(包含分所用戶、VPN接入用戶)
在公司內部局域網內，如果用戶需要打開或編輯公司重要電子文檔，必須先登陸保密系統，可在本機上查看、編輯或打印公司加密自己有權限的電子文檔；如果不登陸，將不能查看公司重要的電子文檔，經過編輯的電子文檔仍然是加密的。
5、在家加班
在家加班時，如需使用到公司加密的電子文檔，經過安裝程序或相應授權或采用離線狗等方式后，能在特定的機器上打開或編輯加密電子文檔，生成的文檔仍然是加密文檔；回到公司后，可將加密的電子文檔上傳至加密系統中公用；
6、在外出差
在不能訪問公司內局域網的情況下，如果需要使用公司加密文檔，經過相應授權或采用解決方案離線狗等方式后，可以打開或編輯加密的文檔，形成的仍然是加密文檔；在沒有授權的機器不能打開加密的文檔；
7、提供給第三方的文檔
將加密文件解密后，通過U盤、郵件或其他方式給第三方，第三方對電子文檔使用沒有限制；
文檔加密，給對方一個USB狗
，只能在有USB的機器上打開；
文檔加密，設置一定權限，比如：限定對方只能打開幾次，只能在某一時間前打開，否則失效；或只能打開查看，不能編輯、打印等；
8、特權用戶（如公司領導）的權限管理
對特權用戶，如公司領導，則可以設置本地“加密文件夾”的方式，將文件拖到“加密文件夾”則加密，拖到“加密文件夾”之外則解密，以方便公司領導的工作。
9、一般文件解密采取一定的管理流程
非公司領導需要的文件解密，可以采用加密系統的解密流程進行，也可以和公司管理系統相集成。
第六部分：對加密軟件的全面要求
對加密軟件的要求主要包括五大部分：軟件廠家需要達到國家相關資質的要求、軟件功能應當滿足公司的詳細要求、軟件實施應具有便捷性、廠家在售后服務方面應具有優勢厚勢、軟件本身應具有災難恢復建設。
根據國家關于文檔保護類軟件的銷售規定，生產廠家應當必須具有以下幾種資質：
1、中華人民共和國公安部頒發的安全產品銷售許可證
2、中華人民共和國保密局頒發的涉密信息系統檢測證書（銷售許可證）
3、中國人民解放軍總參謀部頒發的軍用信息安全產品檢測證書（銷售許可證）
4、中華人民共和國密碼管理局頒發的商用密碼產品銷售許可證
5、中華人民共和國密碼管理局頒發的商用密碼產品生產許可證代理商除持有廠家的資質外，還必須有廠家給與的代理授權。
有關軟件的功能，需要達到以下幾點：
1、局域網內用戶能夠方便的查詢和訪問（閱讀、打印）加密的資產。可以和泛微OA、BUZZSAW或MS SPS集成，能夠提供二次開發接口。
2、在服務器上和客戶端均能初始化掃描，在部署時，對公司已經存在的重要電子文檔全部進行加密，并設置相應的權限。
3、對服務器上的文件，可以不進行加密，但服務器上的數據被外設如u盤、移動硬盤等外拷時則自動加密，
4、對服務器上的文件，可以不進行加密，局域網服務器上的數據在被網絡共享的情況下，也可以進行保護：服務器上的在共享給用戶的加密文件，可以設置用戶在局域網上的權限是否具有“重命名”“刪除”“編輯”“讀取”等權限，以防止有讀取權限的員工有意或無意刪除服務器上的文件。
5、對加密的電子文檔設置嚴格的分級訪問權限，權限模型應基于角色分配。
6、進入加密環境可以有多種選擇，以因對不同用戶的需要，并且，用戶賬戶可以直接采用AD域賬戶。
7、資產訪問權限分級控制，訪問類型操作細分到：讀取、下載、編輯、打印、刪除、重命名，并且可以疊加網上鄰居共享權限：讀取、編輯、刪除、重命名等，權限分配通過統一制定策略分發給客戶端，可以和域管理策略集成（如某一個部門賦予統一權限）。
8、對密文的剪貼板有明確管理：可以開放、或者禁止、或者在禁止的情況下，仍然信任某些程序使用剪貼板。
9、對于允許帶出局域網的資產可以設定有效期限，過期后則無法訪問。
10、支持對高度機密文件的高級權限，如：打開閱讀次數、開始結束時間、總時間
有效期等進行控制。
11、對數據的訪問應留下記錄供事后審計，數據訪問日志包括：修改、打印、閱讀次數等。對打印操作進行監控和記錄。
12、限制文件的非法復制，比如：在禁止的情況下，從word里面粘貼內容到e*cel里面無法實現。
13、禁止非法截圖，即使通過種種工具截取的圖片要被加密，其中包括錄象軟件。
14、無法復制密文內容上傳到網頁上的(BBS)
等等web途徑進行泄密
15、客戶端可以選擇是否登陸加密系統，但如果不登陸加密系統，就不能訪問或編輯公司已經加密的電子文檔；
16、支持和OA、HDGIS等系統相結合的開發接口，在數據導出或下載時提供對文檔的加解密功能并能將系統中文檔的操作權限對應到本加密系統的操作權限。
17、控制臺有豐富的管理模塊可供選擇，如對工作站的管理、用戶的管理、文件的管理、設備的管理、審批的管理等等，以應對公司未來的各種需求。
18、可防止以下泄密方式：用同等配置機器進行GHOST備份和恢復工作。
19、保密服務器認證支持VPN，支持跨網段。
20、將外部電腦設置成與合法的內網終端相同的IP地址后不能成為合法終端，即具有文檔管理限制接入的功能。
21、加密原理和文件格式無關，即：所有安裝加密程序的WINDOWS客戶端輸出的文件都可以進行加密處理。
22、客戶端加解密支持對文件夾的加解密，以支持對領導特權的支持。
23、文檔應當具有解密流程，解密流程支持通過郵件的解密。
24、應該有多種解密途徑，包括文件夾解密、以機器為準的解密、以用戶為準的解密等等，以備不時之需。
25、客戶端需要有安全的驗證方法。（驗證和機器進行唯一綁定，并考慮遠程用戶使用的方便性）。
26、客戶端在脫機情況下可以正常使用。
27、未經系統管理員允許，任何操作不能夠停止和卸載客戶端程序。
28、加密程序應保證我公司使用的殺毒軟件、其他管理類軟件沒有沖突。
29、必須保證文件加密系統的穩定性，和快速恢復機制，如發生意外造成服務器癱瘓，必須能在30分鐘到2小時內恢復。
30、客戶端必須方便的遠程部署。
31、系統本身具有容災恢復系統。
32、日志系統不僅有對用戶的訪問記錄，還應該有管理員的訪問記錄，并且日志很容易導出成表格或者圖形。
關于軟件實施應具有便捷性、廠家在售后服務方面應具有優勢厚勢、軟件本身應具有災難恢復建設也是保障軟件能夠成功實施的關鍵因素，在實施方面應當支持推送，在售后服務方面響應時間和空間應該具有優勢，可以做到緊急事件1小時到場，1小時處理成功，軟件本身的容災就更具有現實意義了。
第七部分：防止信息泄密的制度建設
防止信息泄密的制度建設主要指的是“人防”，即相關管理規范建設和相關的懲罰措施建設。在企業內成功應用的任何管理類軟件，均需要有一定的管理制定相結合。這也是加密系統在企業內成功運行的關鍵。因此公司需要針對重要電子文檔安全制定相關的管理制度，管理制定應該包括：
1、文檔解密規定
2、離線鎖使用規定
3、打印規定
4、日志管理規定
5、權限管理規定
6、文件外發規定
7、違反此規定后相關的處罰
相關規定需要在研究公司所選擇了服務廠商后，根據其軟件管理流程和公司管理流程相融合方可指定出詳細規定。
