a學院印信管理規定
學院印信管理規定
為嚴格印信管理,維護印信效用及其嚴肅性,特制定本規定。
一、印章的刻制、啟用與廢止
1、各系、部門公章均依據學院機構設置的文件,由院辦公室審核后刻制;系、處下設的科級單位一般不刻制印章,科級單位的業務專用章由各系、處提出申請,經院辦公室審批后,方可刻制?？讨朴≌掠稍恨k公室確定印章形式、規格,并統一開具介紹信。院內各級機構不能自行刻制帶有校名的公章和業務專用章。
2、印章由單位指派專人負責到指定的地點刻制。
3、印章的啟用或廢止均由院辦公室驗印登記后方可生效。作廢印章,必須交院辦公室封存或銷毀。
二、印章的使用范圍
(一)學院鋼印:用于工作證、學生證、畢業證等證件的照片壓印。
(二)學院印章:
1.以學院名義向校內、校外發送的各種公文、文件材料、報表等;
2.以學院名義簽訂的合同、協議書、意向書等;
3.以學院名義頒發的各種證件、證書、聘書等;
4.各類需經學院批準的申請表、申報材料;
5.對外聯系工作的介紹信及以學院名義對外開具的各種證明。
(三)院長簽名章:
1.證件、證書、聘書;
2.有關報表、合同、協議以及委托書、任務書、申請表、審批表等;
3.以院長名義發出的信函。
(四)系、處級單位印章:
1.院辦公室印章用于以院辦公室名義上報、平送的各類公文、文書
材料以及對外聯系工作;
2.院各系、處公章主要用于在自己的職責范圍內處理公務,向學院
和院領導的請示、報告,與院內各單位及院外有關對口單位聯系業務。
三、印章使用程序和批準權限
1.以學院名義發出的公文,一律憑發文稿紙上分管院領導簽字用印;
2.各種證件,由主管業務部門列出名單并經該部門負責人簽字、分管院領導審批后,由負責此項業務的人員到院辦公室用印;
3、各種證書、聘書按學院有關規定,經相應的評審機構評審或學院領導討論確定,由主管部門列出名單、學院分管院領導簽字后,派專人到院辦公室用印;
4、對外簽署的各類合同協議,經分管院領導簽字后,方可使用校印;
5、對外發出的外文函件若需加蓋校印,必須先由外事處審核及其負責人簽字后,交院領導簽字方可用印。
6、凡不必正式行文但需以學院名義發出的函件等各類材料,應按規定格式書寫或打印,履行“用印申請單”簽單手續,經院辦公室校核、院領導批準后方可用印。
7、需加蓋院長簽名章的公文、證件、證書、聘書等,須經院長本人簽字。
8、各系、院直各部門的公章要明確使用范圍,重要事項的用印要根據職權范圍劃分情況經本單位負責人批準。
9、在特殊情況下急需使用校印或院長簽名印章時,經院長辦公室主任核準后,可以用印。
四、印章的保管
1、學院授權院辦公室管理和使用學院鋼印、學院印章、院長簽名章,院辦公室指定專人按規定保管和使用。
2、各系、部門印章須指定專人保管和使用,確因事離崗時須由單位負責人指定人員暫時代管。
3、用印必須堅持原則,嚴格照章用印。用印前要核實簽發人姓名、用印件內容與落款,同時將用印情況填寫在印章使用登記簿上。蓋章位置要恰當,印跡要端正清晰。
4、印章存放地點要求安全保險,原則上印章不得離開辦公地點。用印后或不用印時,應將印章存放安全處。
5、凡因印章使用或保管不當而出現嚴重事故時,將追究單位負責人和當事者的責任。
介紹信的管理
另:介紹信的使用與保管辦法
一、介紹信的保管
1.介紹信與用印緊密相連,一般情況下介紹信由印章管理人員掌管。
2.印章管理人員要對開出的介紹信負責,介紹信的內容要明確具體,字跡清楚,經檢查核對無誤后用印。
二、介紹信辦理程序
以z學院名義開具介紹信,按下列程序辦理。
1、各系、部門因公需開具“z學院”介紹信時,需由系、部門出具文字說明并有負責人簽字和單位公章。
2、各系用于聯系學生實習工作所開具的介紹信,需由系領導簽字,并經教務處審核蓋章后,方可到院辦公室換信。
三、介紹信的保存
介紹信的存根及換信依據要留存兩年以上備查。
本規定自印發之日起執行。
