某置業公司辦公設備管理規范
置業公司辦公設備管理規范
辦公設備專為保障公司各項業務工作得以順利進行而配備,各部門必須嚴格按規定使用,具體如下:
一、辦公設備購置
1、公司購置的辦公設備(打印機、復印機、電腦、飲水機、裝訂機、碎紙機、辦公桌椅等)均由總經辦報計劃,經集團綜合管理部審批同意后由總經辦統一安排購置。
2、公司的辦公設備均需由總經辦統一實物資產編號、登記、造冊。
二、辦公設備的使用管理
(一)電話
1、公司電話是聯系業務及溝通各項工作的工具,各部門所使用的電話機由使用人負責維護、管理;在使用中應注意通話簡潔,避免長時間占線。
2、公司各部門辦公電話均未開通國內長途功能,只有前臺傳真機開通此項功能,若因工作需要,需拔打長途電話可到前臺使用。
(二)傳真機
為確保公司傳真機暢通,一般情況下不得使用傳真機撥打電話;若因工作需要,需撥打長途電話或傳真均須在前臺登記。
(三)復印機
1、復印的文件資料應與工作有關,各部門需指定專人負責復印本部門的文件資料,因人為因素造成復印機的損壞,由個人承擔維修費用。
2、復印機管理部門定期對復印機進行維護和保養。
(四)電腦、打印機
1、各部門使用的電腦由使用人對其進行統一管理,并設置開機密碼和屏保密碼,由總經辦組織財務電腦部的專業人員對電腦使用人員進行系統的管理及相關培訓。
2、電腦、打印機應定期維護,使用人員要隨時注意微機的保養,定期清潔微機表面。電腦使用人員應按《文檔管理規定》的要求定期進行備份,以免公司電腦因病毒或系統崩潰造成數據丟失。
3、各部門電腦若多人使用,請建好各自的電腦文檔。
4、各部門電腦使用人員應嚴格遵守正確的電腦操作規則,不得對電腦上的軟件設置進行任何增刪、改動。如確需新裝軟件及更改設置,應事先通知總經辦備案。
5、每臺電腦所存文檔、資料是公司的重要信息資源,不得用于私人用途和私自拷貝。備份軟盤請妥善保管,不得遺失和公盤私用。不得使用非公司所發的軟盤,一旦使用,致使電腦染上病毒,造成系統數據破壞和電腦文檔丟失,公司將給予20-100元的經濟處罰。
6、各部門電腦操作人員均需定期對其使用的電腦及備份軟盤進行殺毒,發現問題及時通告并處理。
7、在辦公區域內任何人不得玩電腦游戲、上網聊天或下載網絡游戲及音樂,凡發現者罰款人民幣20元整,情節嚴重者,予以辭退。
