分公司發貨管理程序
分公司要貨及發貨管理程序
1.范圍
本程序對銷售計劃的管理、發貨工作程序、管理職責等活動進行了規定;
本程序適用于所有與銷售計劃、發貨有關的單位及部門(物資儲運部、財務部等)。
2.目的
規范銷售計劃、發貨管理,強化分公司的物流管理,合理地降低運營資金庫存占有率,提高銷售計劃、要貨開單的準確性。
3.職責
3.1分公司負責月、周要貨計劃和發貨計劃的編排、審報。
3.2物資儲運部及第三方物流公司負責配送。
3.3財務處負責驗審。
3.4銷售管理部負責商業單位代銷庫存量及駐外倉庫庫存標準及庫存比重。
4.活動
4.1分公司應對本省批發單位確定信譽額度,并在銷售管理部備案。
4.2分公司每月25日前上報本分公司下月的銷售預測,并上傳銷售管理部備案。
4.3分公司在遵照本月銷售預測的基礎上,提出周要貨計劃,在每周三之前由銷售管理部匯總并提交生產制造部,指導公司生產作業,生產制造部每周向銷售管理部提供貨源情況。
4.3.1分公司周要貨計劃申報程序
(1)每周一總庫向各分公司公布現有庫存情況,便于與各商業單位協調
(2)業務主管制作商業客戶要貨計劃
a業務主管對商業客戶實際庫存進行每周跟蹤統計;
b有促銷員的終端由促銷員提報該終端貨源短缺品種及數量;
c根據市場需求、商業客戶庫存狀況協助商業客戶申報要貨計劃,批發商計劃須以零售終端為單位申報計劃明細.
d業務主管匯總所轄區域客戶要貨計劃,填寫商業客戶要貨計劃表。主要內容;單位代碼、單位名稱、經銷/代銷、要貨品種、數量、配送方式(分駐外倉庫配送、總公司直接配送、總公司集中配送三種方式);
e向分公司提交所轄區域商業客戶要貨計劃表。
(2)分公司制作周要貨計劃
a匯總各區域商業客戶要貨計劃表,制作分公司商業客戶要貨計劃表;
b統計分公司駐外倉庫實際庫存,結合分公司商業客戶要貨計劃表制作分公司周要貨計劃表;
c分公司周要貨計劃表制作規范:
a詳細填寫計劃表要素:分公司、時間、型號、數量。
b總要貨品種及數量=商業客戶要貨品種及數量―駐外倉庫實際庫存品種及數量+駐外倉庫安全庫存量
4.4生產作業部門可根據規模生產要求,成批組織生產,并預留庫存,銷售管理部制訂提貨權限(0.5…2),在第一個生產作業周結束前將權限及貨源情況下發至銷售分公司,便于銷售分公司組織貨源.
4.5銷售分公司依照提貨權限,適當修改要貨申請,提出送貨計劃,填寫計劃要素:分公司或商業單位、時間、型號、數量、配送方式、配送地點、聯系人、聯系電話。
其中a、b類分公司可一周安排兩次,c、d類分公司可一周安排一次,具體配送交由物資儲運部。
4.6配送形式:
a總公司配送
①現款:
a經銷商要貨量滿整車由總公司直接配送
b同城不同經銷商要貨量可湊足整車由總公司直接配送
c經銷商要貨量不足整車的要貨由總公司配送至分公司駐外倉庫。
②代銷:
a經銷商庫存在信用額度內或已超額度但已付款的要貨量滿整車由總公司直接配送
b經銷商庫存超信用額度的要貨部分經分公司匯總參考駐外倉庫存狀況統籌計劃要貨量由總公司配送至分公司駐外倉庫。
b駐外倉庫配送
①駐外倉庫的產品首先滿足有要貨計劃的經銷商提貨
②駐外倉庫覆蓋區域內的經銷商已付款或庫存在信用額度內的要貨由駐外倉庫配送,經銷商自提的給予一定補貼。
③駐外倉庫覆蓋區域內的經銷商庫存超信用額度的要貨由駐外倉庫分批配送,但送貨時必須結清上批超額的貨款
4.7銷售管理部每月依據要貨申請數量及送貨數量,制訂考核表,考核銷售分公司的開單準確性。
(1)管理部對分公司的激勵
周計劃月考核,綜合分公司每月各周計劃履行情況,結合其他因素及綜合指標制定一定履行比例給予考核。
(2)分公司對商業客戶的激勵
方式同上,建議對商業客戶計劃履行率按高于分公司指標考核,考核金額體現在對商業客戶的獎勵中。
4.8發貨程序:
4.8.1向駐外倉庫的發貨程序:
銷售分公司填報送貨計劃----內勤經理審核備案----物資儲運部配送
4.8.2商業單位自提的發貨程序:
銷售分公司填報送貨計劃----內勤經理審核備案----商業單位自提
4.8.3商業單位從駐外庫的發貨程序:
a嚴格按照q/*fgrwz15-2001號文件《駐外倉庫保管員工作職責》中的有關規定執行。
b駐外庫保管員憑經省經理簽字、或省經理書面授權人簽字認可的、業務員出具的提貨單原件(如果用傳真件,要求原件在三天內到駐外庫),對商業單位發貨。
c駐外保管員必須登記出庫產品的型號、條形碼、出廠日期、提貨單位、提貨車輛牌號等相關信息,以備查倒貨使用。一旦因未登記產品的相關信息而無法查處倒貨,則追究駐外庫保管員責任。
d駐外庫保管員每天將駐外庫的進、出、存繪制成表,一份交辦事處,一份留存。
5.此管理規定在原工作程序執行基礎上實施,過渡期限為2個月。
