物業管理質量體系文件分供方管理程序

物業管理質量體系文件分供方管理程序

物業管理公司質量體系文件:分供方管理程序

1.0目的確保物業公司選擇的分供方能提供滿足合同要求的物資和服務。

2. 0適用范圍適用于相關部門采購物資時,對物資供應商(即分供方)和物業管理服務項目分承包方的選擇。

3．0職責

3.1 行政部組織對分供方和物業管理服務項目分承包方進行資格審查、質量審查和檔案的建立及管理。

3.2 物業管理公司經理負責批準確定合格分供方與分承包方名單,并由經理或其指定人員簽署采購或分包合同。

4. 0工作程序

4.1 物資供應商的選擇和評審

4.1.1 供應商的資格要求:a)必須有合格的營業執照,b)供應商提供商品的價格,c)供應的物資必須能保證符合所需物資的型號、規格、質量要求等。

4.1.2 各部門(管理處)應擬出符合上述要求的若干家供應商,對其評審等從以下幾方面進行:a)供應商的資質,信譽情況,b)供應商的品牌,c)產品樣品的評審,d)對比類似產品使用的歷史情況,e)對比類似產品的試驗結果,f)供應商售后服務狀況等。

4.1.1 行政部對評審結果進行記錄,并將兩個以上入選的供應商評審記錄報物業管理公司經理確認批準,形成《分供方評審表》。

4.1 物業管理服務項目(包括外協加工及制作)分承包方的選擇和評審

4.2.1 分承包方的資格要求a)有合格的營業執照,b)提供的服務能滿足本公司管理和質量要求,c)在達到質量要求的前提下,價格適宜。

4.2.2 行政部擬定出符合上述要求的若干家分承包方,會同相關部門或人員對其進行初審,內容包括:a)分承包方的資質,信譽情況,b)分承包方的質量保證體系資料(如有),c)分承包方的技術力量、人員素質。d)價格,e)有無服務方面的承諾等。

4.2.3 行政部對評審結果進行記錄,入選的分承包方評審記錄由管理者代表確認以后,報物業管理公司經理批準。

4.2.4 所有經評估合格的供應方都應列入《合格分供方一覽表》中,該名單由物業管理公司經理批準。

4.2.5 工程發包由物業管理公司經理負責,應注意:a)工程發包應嚴格按照投標或定向議標程序和相關規定進行,b)對方提供的業績及榮譽資料必須進行驗證考查作出評審,c)建安工程合同除應有明確的工程范圍、工期、質量標準、竣工時間外,還必須明確取費等級、材料設備供應責任、工程造價核定及撥款結算的規定等。a)由相關部門起草合同的文本,按《采購與分包合同、協議簽定程序的有關規定》核準。

4.1 對分供方的詢價控制參見《工程發包、采購、外協加工的詢價制度》

4.2 合格分供方的年度復審

4.4.1 物業管理公司經理每年12月組織對合格供應商和合同期在1年以上的合格分承包方進行一次年度復審,審核內容包括:a)過去一年分供方的業績,b)過去一年供應的物資質量狀況/分承包服務的質量管理狀況,c)各部門對相關分供方工作的檢查和評定記錄,d)本公司于其在以往的采購活動中未發現過嚴重質量問題糾紛。(注:提供一次性服務的分供方無需進行該項目復審)

4.4.2 凡在評審中確定沒有達到合同要求的分承包方,經物業管理公司經理批準,以下列方式處理:a)取消其合格分供方資格,b)要求其限期整改,對未能在限期內改進的,終止承包合同,取消其合格分承包方資格。

4.4.3 行政部建立合格分供方檔案,并將《合格分供方一覽表》按受控文件的方式發放到管理者代表和相關部門。合格分供方檔案主要包括以下內容:a)分供方提供初審時的資料,b)供應商的產品介紹或說明/分承包方年度復審記錄,c)分供方提供的其他資料。

1.0相關文件

5.1 《工程發包、采購、外協加工的詢價制度》

5.1 《采購與分包合同、協議簽定程序的有關規定》